POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS DE SEGURIDAD DE LA CADENA DE SUMINISTROS INTERNACIONAL

DE-PO-003, V0, Noviembre 2019

DIRECTRIZ

Redllantas S.A. tiene el compromiso de administrar todos sus procesos y sus actividades de comercio, con base en un sistema de administración y gestión de riesgos enfocados en la seguridad de la cadena de suministros internacional, para prevenir y tener planes de contingencia ante la ocurrencia de actividades ilícitas como el contrabando técnico, contrabando abierto, contaminación por tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, lavado de activos, financiación del terrorismo, terrorismo, tráfico de armas, proliferación de armas de destrucción masiva; además, de los eventos inesperados con el transporte de la carga como la detención inesperada, hurto o saqueo del contenedor y del vehículo, desvío de la ruta, bloqueo de la vía, accidente de tránsito, falla mecánica y vulneración de sellos y contenedor. Y situaciones que impactan la continuidad del negocio tales como desastre natural, incendio, sabotaje, corte de energía, ciberataques, fallas en las comunicaciones y falla en el transporte. Dando cumplimiento a la normatividad legal aplicable, enfocado los objetivos, metas y programas para el control de estos riesgos identificados en la cadena de suministros.

OBJETIVO GENERAL

Definir los conceptos generales y los lineamientos en los que se rige la empresa para la prevención y control de los riesgos enfocados en la seguridad de la cadena de suministros internacional, con el fin de evitar que, en el desarrollo de nuestras operaciones, la empresa sea utilizada directa o indirectamente como instrumento para llevar a cabo actividades ilícitas.

ALCANCE Y APLICACIÓN

Esta política está basada en la siguiente normatividad:

  • Decreto número 3568 de 27 de septiembre de 2011 Ministerio de Hacienda y Crédito Público, donde se determina las obligaciones derivadas de la Autorización como Operador Económico Autorizado.
  • Resolución 000067 del 20 de octubre de 2016 DIAN, donde se establece el operador económico autorizado para los importadores.
  • Decreto 1165 del 02 de Julio del 2019 Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se establece la Legislación Aduanera.
  • Decreto 390 de 2016 DIAN, por el cual se establece la Regulación Aduanera específicamente el primer inciso del Art 675.
  • Circular Externa 0170 del 10 de octubre de 2002 DIAN, cuyo asunto es la prevención y control al lavado de activos.
  • Circular Externa 100-000003 del 22 de julio de 2015 Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, cuyo asunto es el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
  • Circular Externa 100-000008 del 25 de octubre de 2016 Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, cuyo asunto es Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT y Reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF.

La cual define el alcance de nuestro sistema de gestión de los riesgos enfocados en la seguridad de la cadena de suministros internacional. Es aplicable a todo el equipo humano vinculado a la empresa de forma directa o indirecta como socios, junta directiva, empleados, clientes, proveedores y a todos los procesos de la cadena de suministros donde se presenten factores de riesgo relacionados con actividades ilícitas o eventos inesperados con la carga.

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

En desarrollo de la política del sistema de prevención y gestión de los riesgos de la cadena de suministros internacional, la empresa declara los siguientes objetivos:

  1. Mantener un sistema de gestión garantizando una cultura organizacional enfocada en la seguridad de la cadena de suministros previniendo y teniendo planes de contingencia ante la ocurrencia de los riesgos de contrabando técnico, contrabando abierto, contaminación por tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, lavado de activos, financiación del terrorismo, terrorismo, tráfico de armas, proliferación de armas de destrucción masiva, además de todos los eventos inesperados en el transporte de la carga y situaciones como desastres naturales y riesgos asociados a la operación que impactan la continuidad del negocio; mediante entrenamiento en seguridad y la sensibilización de las políticas, controles y procedimientos implementados en la empresa.
  2. Evaluar que el sistema de gestión de riesgos de la cadena de suministros internacional implementado en la organización este alineado con la normatividad vigente.
  3. Establecer procedimientos claros y de obligatorio cumplimiento para la selección, evaluación, conocimiento, vinculación, actualización y desvinculación de todos los asociados de negocio, con la finalidad de determinar su nivel de riesgo, criticidad y garantizar una debida diligencia en todas las etapas del proceso.
  4. Vincular y monitorear en la organización a los asociados de negocio, personas naturales, jurídicas o cualquier otro tercero, que no se encuentren reportados en las listas restrictivas vinculantes para Colombia, donde se indique que tiene relación con actividades ilícitas de contrabando técnico, contrabando abierto, contaminación por tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, lavado de activos, financiación del terrorismo, terrorismo, tráfico de armas, proliferación de armas de destrucción masiva, sea a nivel nacional o internacional. Si durante la relación comercial se conoce que la contraparte está relacionada con actividades ilícitas o incluidas en las listas restrictivas, se dará por terminada dicha relación comercial.
  5. Asegurar la confiabilidad de las operaciones con los asociados de negocio críticos y de alto riesgo con los cuales se tienen tercerizadas las operaciones de la cadena de suministros internacional, mediante visitas de seguridad de vinculación y seguimiento, acuerdos de seguridad y planes de contingencia ante eventos inesperados con la carga.
  6. Garantizar la actualización y evaluación de la información de nuestros asociados de negocio asegurando su confiablidad y conocimiento de los cambios.
  7. Asegurar la confiabilidad del personal vinculado, mediante procedimientos para la selección y conocimiento de los candidatos con la realización, análisis y seguimiento de estudios socioeconómicos que incluyen visitas domiciliarias al personal que ocupa cargos críticos, para detectar cambios relevantes o injustificados en el patrimonio.
  8. Garantizar la actualización de la historia laboral del personal vinculado que incluya información personal y familiar, estudio socioeconómico con revisión de antecedentes, archivo fotográfico y registro de huella dactilar y firma.
  9. Gestionar los riesgos de incidentes de seguridad de los contenedores en la cadena de suministros como la introducción de personal y/o materiales no autorizados y la vulneración de sellos y del contenedor mediante controles de seguridad para evitar la alteración de su integridad física.
  10. Garantizar la realización de controles efectivos de acceso para personas y vehículos a nuestras sedes de operación, para que éstos se dirijan únicamente a las áreas autorizadas dentro de las instalaciones y para que el personal vinculado pueda identificar y afrontar a personas no autorizadas o no identificadas al interior de las instalaciones.
  11. Garantizar una infraestructura física en todas las sedes con barreras perimetrales, señalización e iluminación adecuadas, especialmente en entradas y salidas, las áreas de manejo y almacenamiento de la carga; así como controles de vigilancia, alarmas, monitoreo de cámaras y control de estacionamiento de vehículos, que apoyen la seguridad física.
  12. Garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información mediante controles de seguridad de la información, un plan de contingencia informática y políticas para el adecuado manejo de la información, para la creación, administración y asignación de roles, cuentas de acceso a los sistemas de información y correo electrónico, uso de Internet, el correcto uso de los recursos informáticos y todos los controles necesarios que permitan identificar el abuso de los sistemas de cómputo y de tecnología informática, así como el acceso inapropiado y la manipulación indebida de la información.
  13. Realizar entrenamiento en seguridad a todo el personal mediante programas de inducción, reinducción y capacitaciones periódicas, para garantizar el conocimiento de las medidas de seguridad de la empresa sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, sellos, envío, recibo, manejo y almacenamiento de carga, manejo del correo, consumo de alcohol y drogas, como prevenir, reconocer y actuar frente a cualquier actividad delictiva, manejo de situaciones de pánico, todas las posibles amenazas, riesgos y demás temas sensibles de cada proceso y áreas críticas.
  14. La Organización capacitará a todos sus colaboradores para identificar y reportar oportunamente cuando se detecten irregularidades o actividades ilegales y sospechosas relacionadas con la seguridad de las operaciones de la cadena de suministros. Así como la socialización a terceros de los protocolos para reportar a las autoridades competentes.
  15. Adoptar y difundir un Código de Ética y Buen Gobierno en el cual se indican las pautas de comportamiento que deben seguir de manera consiente y obligatoria las personas vinculadas directa o indirectamente con la Organización y que además complementa las obligaciones contenidas en el Reglamento interno de Trabajo. Este Código dispone conductas esperadas de los funcionarios ante situaciones derivadas de los riesgos que afecten la seguridad de la cadena de suministros y que impactan la continuidad del negocio; cuyo deber de todos es anteponer la observancia de estos principios éticos al logro de las metas comerciales.
  16. Todos los colaboradores, de todos los niveles y cargos, se encuentran en la obligación de velar por el interés general de la Organización y acatar la presente Política para evitar que se materialicen los riesgos que afecten la seguridad de la cadena de suministros y que impactan la continuidad del negocio. Cualquier infracción a la misma, será considerada como una falta grave, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

Esta política aprobada se firma a los 15 días del mes de noviembre de 2019.

 

EDUARDO ENRIQUE ROJO SALAZAR

Representante Legal